決算変更届のたびに資料を探しています。
普段から何を残せばよいですか？

工事が終わるまでに残す情報

• 工事ごとの基本情報工事名、注文者、内容、現場、工期、担当した技術者を記録します。
• 契約した金額と、その変更当初の注文書に加え、追加・変更の注文書にも工事番号を書きます。
• 記録の根拠になる資料の場所一覧に工事番号を付け、契約・請求・完成の資料にも同じ番号を付けます。

工事一覧には、何を書けばよいですか？

埼玉県の工事経歴書には、注文者、元請・下請の別、工事名、現場、配置技術者、請負代金、着工と完成の年月などの欄があります。最初から県の様式に毎日の工事を書き込む必要はありません。社内の一覧に工事名などの列を設け、契約書や完成記録を保管した場所も書いておきます。

工事経歴書は請負代金を千円単位で記載しますが、社内の一覧には円単位の元の金額と税込・税抜の区分を残してください。請求額や入金額だけから契約上の請負代金を決めず、変更注文書と照合します。県の様式へ記載するときは、税込・税抜と千円単位の確認方法もご覧ください。

出典：埼玉県工事経歴書（様式第二号）、変更届出書（決算報告）提出の手引き。

工事ごとの書類は、どうまとめますか？

たとえば架空の「K-014・A社店舗内装工事」です。工事一覧のK-014行に、注文者、工事内容、現場、着工・完成年月、請負代金、担当した技術者を記録します。注文書・変更注文書・請求書・完成日を記した書類の保管先も、この行に書いておきます。

請求書が二枚あっても、それだけで二つの工事にはなりません。契約単位は分割請求と別契約の違い、記載する年度は決算をまたぐ工事の完成・未成で確認できます。

いつ入力すれば、続けられますか？

受注時に一覧へ1行追加し、契約変更時に変更内容と金額、完成時に完成年月を書き足します。決算時にはその一覧と保管した資料を照合できます。毎日すべての資料を入力し直す必要はありません。いま使っている一覧に工事番号、契約書の保管先、完成年月の列を追加してください。

1. 受注したら一覧に1行作る

   契約書・注文書から直接の注文者と工事の内容を確認し、工事番号を付けます。注文者は、現場の所有者ではなく、契約書や注文書に記載された相手方で確認します。

2. 追加・変更があれば、元の工事との関係を記録する

   変更契約なのか別契約なのかを資料とともに残します。見積書の行だけから工事や業種を分けません。

3. 完成時に日付を記録し、決算書と照合する

   請求日・入金日だけで完成年度を決めません。決算後は、工事一覧と完成工事高などの決算資料の数字に食い違いがないか確認します。

税理士への税務申告の依頼とは別に、県への決算変更届の提出状況も確認してください。税務申告と決算変更届の違いも確認できます。

Excelで始めても、業務支援システムを使ってもよいですか？

はい。件数が少ないうちはExcelの一覧と工事番号を付けたフォルダでも始められます。見積・請求・工事の情報を何度も入力しているなら、同じ工事番号で管理する業務支援システムも選択肢です。どちらも、契約変更・完成の判断・業種の確認は人が資料と照合する必要があります。

登録した工事情報を、次の決算変更届の資料作成時に確認できます。ただし、記録がない工事まで自動で復元したり、県に提出する内容の正しさを無条件に保証したりはできません。いまのExcelを使いながら一部の工事で試すことも含め、工事管理の業務支援で相談できます。

「この請求書の注文書は？」と探さないために

小野田 敦士

• 司法書士
• 行政書士
• 宅地建物取引士

請求書を年度ごとに保管していても、どの注文書の工事か分からないと、決算変更届の前に探し直すことになります。工事番号を一つ決めて、注文書と請求書、完成したことが分かる資料に付けておいてください。新しいシステムがなくても、いまの一覧に一列足せば始められます。

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