埼玉県の建設業許可・過去の提出書類

以前の申請書や決算変更届の控えが見つかりません。どうすればよいですか？

最終更新：2026年9月23日

更新に必要な前回の書類が見つかりません

想定されるご相談

埼玉県知事の建設業許可を更新する予定です。前回の申請書と、毎年出したはずの決算変更届の控えが見つかりません。以前は別の人に手続きを頼んでいました。県庁で前回の提出書類をすべて確認できますか？

まず社内と以前の依頼先に控えがないか確認します

許可通知書と社内の紙・データを探し、次に以前の依頼先へどの申請・何年度の決算変更届かを指定して控えの有無を聞きます。それでも分からない部分は、埼玉県の提出状況一覧や閲覧制度で確認します。県で閲覧できるのは法令上公開される書類に限られます。

許可番号・満了日と、控えがない年度を確認します

現在の許可番号と満了日許可通知書や標識にある番号を確認し、更新までの日数も把握します。
不足している書類と年度申請書がないのか、決算変更届の控えが何年度分ないのかを分けます。
提出していないのか、控えだけがないのかこの二つで次の対応が変わります。控えがないだけで未提出と決めつけないようにします。

最初は社内、次に以前の依頼先を確認します

「前回の更新申請書に書いた内容を確認したい」のか、「令和6年3月決算分の届出が済んだか知りたい」のかで、必要な資料が違います。県庁へ行く前に、探している手続きと年度を決めましょう。

控えを紛失したときは、許可通知書と社内の紙・データを確認し、以前の依頼先に問い合わせる。それでも不足する部分は埼玉県の提出状況一覧や閲覧制度で確認する。県で閲覧できるのは公開対象の書類に限られる。 — 社内と以前の依頼先で見つからない部分を県で確認します。提出時に手元へ残した控えと、県が公開する書類は同じ範囲とは限りません。

社内の紙とデータを探す
許可通知書、過去の申請書ファイル、受付印のある届出控え、共有フォルダ、メール、電子申請の履歴を確認します。
以前の依頼先に手続きと年度を指定して聞く
「建設業許可の前回更新申請書」「令和6年3月決算分の決算変更届」のように伝え、保管している控えや提出日が分かる記録の有無を確認します。
県の一覧・閲覧制度で不足部分を確認する
決算変更届は提出状況一覧も確認できます。記載内容を見たいときは、閲覧対象と方法を確かめてから県庁へ行きます。

手元に申請書がなくても、許可通知書はありませんか？

更新の準備なら、まず現在の許可通知書で許可番号、有効期間、許可業種、一般・特定の区分を確認します。申請書がなくても、この情報があれば以前の依頼先や県に、どの許可について確認したいかを伝えやすくなります。

紙のファイルだけでなく、担当者のメール、スキャンデータ、電子申請で使ったアカウント、税理士から受け取った決算資料も探します。ただし、税務申告を頼んだことと、県への決算変更届の提出は別です。税務の決算書があっても、届出済みの証明にはなりません。

以前の依頼先には、何を聞けばよいですか？

「建設業の書類を全部ください」では、相手も探す対象を絞れません。会社名、許可番号、手続き名、対象年度を伝えます。決算変更届なら決算月も添えると、別の年度と取り違えにくくなります。

以前の依頼先への確認事項
確認したいこと	伝え方の例
前回の許可申請	「現在の許可番号に関する直近の更新申請書と、提出時の控えはありますか」
毎年の決算変更届	「令和6年3月決算分の変更届出書（決算報告）の控え、提出日は分かりますか」
役員・営業所等の変更届	「前回更新後に届け出た変更の種類、提出日、控えは分かりますか」

以前の依頼先にも控えがない年度を書き出します。決算変更届を提出したかどうかは、県の提出状況一覧で確認します。申請書の記載が必要な場合は、閲覧できる書類かを県の案内で確かめます。

県で閲覧できるのは、公開対象の申請書・届出書です

埼玉県は、知事許可業者の申請書・届出書等のうち、法令で閲覧に供する書類を公開しています。決算変更届については、県の申請書等の閲覧ページに提出状況一覧表もあります。まず一覧で対象年度を確認し、記載内容が必要なら閲覧を検討します。

県は提出状況一覧を定期的に更新しています。提出後すぐには載らず、提出済みと記載されていても、県の確認や補正の途中で閲覧できない場合があります。一覧に見当たらないことだけで未提出と断定せず、提出控えや依頼先の記録と照らしてください。

県の制度を使う前に知っておきたい違い
方法	確認できること	限界
提出状況一覧	決算変更届の年度別の提出状況	更新に時間差があり、届出書の記載内容までは分からない
県庁の閲覧所	法令上公開される申請書・届出書等の内容	提出時の確認資料を含め、すべての書類が公開されるわけではない
JCIP電子閲覧	JCIPで申請・届出された公開対象書類	紙で提出した書類や、保存期間を過ぎた書類は見られない

確認資料が公開対象でなければ、県の閲覧・複写請求の対象外です。更新など今回の手続きで確認する項目を決めてから利用します。

県庁で閲覧するときは、何を控えればよいですか？

埼玉県の閲覧所は、県庁第2庁舎3階の建設管理課です。閲覧の受付は祝日を除く月・火・木・金曜日の午前9時〜11時、午後1時〜3時で、水曜日は休止です。閲覧は有料・キャッシュレス決済です。来庁前に、県の最新案内で受付時間と利用方法を確認してください。

閲覧書類をスマートフォンやカメラで撮影することはできません。見ながら必要な情報を手書きで書き写す場合は、次の項目を先にメモ用紙へ書いておくと確認しやすくなります。

申請・届出の種類と対象年度新規・更新・変更届の別と、決算変更届なら対象の決算期。
確認が必要なページと記載許可業種、営業所、役員、常勤役員等、営業所技術者等など、今回の手続きで照合する箇所。
書類名、年月日、見たページあとで別の年度と混同しないよう、記載を控えた出典も一緒にメモします。

「コピーは一切できない」とは限りません。埼玉県には、閲覧とは別に所定の複写請求書で写しの交付を請求する制度があり、閲覧所での請求は1人1日20枚までです。手数料もかかります。撮影禁止と、県への複写請求は別の扱いです。必要なページが公開対象かを現地で確認してから請求してください。

出典：埼玉県「申請書等の閲覧」、「埼玉県建設業者提出書類閲覧所運営要領」第3〜5条、「座席数及び閲覧方法について」、「受付窓口」。

更新期限が近いときは、すべての控えを探し終えるまで待ちますか？

更新期限が近い場合は、現在の許可通知書で満了日を確認します。控えがない年度、会社や役員などの変更、手元に残る資料を書き出し、更新に必要な確認から進めます。過去の決算変更届が提出されていない可能性がある場合は、未提出年度と更新をどう確認するかも参照してください。

通常更新の受付時期と準備順は、建設業許可の更新はいつから準備するかで説明しています。期限が迫っている場合に、控えの紛失だけを理由に更新の可否を決めることはできません。満了日と不足事項を確認し、県の窓口と専門家へ早めに相談してください。

県庁で閲覧する前に、確認する年度を決めます

小野田敦士

司法書士
行政書士
宅地建物取引士

控えがないと、県庁で全部探さなければと思うかもしれません。現在の許可通知書と決算期を確認し、「前回の更新申請」「令和6年3月決算分の決算変更届」のように必要な書類を一覧にします。県庁では撮影ができません。閲覧した書類名・年月日と、更新に必要な記載は手書きで控えます。

この相談で一緒に整理できること

控えがない年度について、提出状況を確認します

許可番号・満了日から、先に確認すべき手続きを決める
手元と以前の依頼先にある資料を、手続き・年度別に整理する
県の提出状況一覧や閲覧で確認する項目を絞る
更新・届出に向けて不足している資料と次の確認先を決める

分かる範囲で「許可番号」「満了日」「控えがない手続き・年度」をお知らせください。

建設業許可の控え・更新について相談する許可通知書がある場合は、そこに記載された番号と満了日をお伝えください。